Facturas antiguas antes de Verifactu: qué hacer con tu historial de facturación

¿Qué pasa con tus facturas antiguas cuando llegue Verifactu?

La llegada de Verifactu genera una duda legítima entre autónomos y pequeñas empresas de reforma y construcción: ¿qué ocurre con todo lo que ya facturé? La respuesta es clara: las facturas emitidas antes de la fecha de obligatoriedad del sistema no necesitan ser reformateadas, rehachas ni migradas a ningún nuevo formato.

Verifactu es un sistema de registro de facturación que aplica a los documentos generados a partir del momento en que se convierte en obligatorio para tu tipo de empresa. No tiene efecto retroactivo sobre el historial existente. Dicho esto, la llegada del nuevo sistema es una oportunidad práctica para revisar cómo tienes organizado ese historial, porque las obligaciones de conservación sí siguen vigentes con independencia de cuándo se emitieron las facturas.

Si tienes facturas de 2019, 2021 o 2024 guardadas en una carpeta de escritorio sin orden, en sobres de papel en un cajón o dispersas entre varias bandejas de correo electrónico, el momento de arreglarlo es ahora, antes de que una inspección o un requerimiento de Hacienda te obligue a hacerlo en menos de diez días.

Plazos legales de conservación de facturas

En la práctica, para un autónomo de reforma o construcción los plazos funcionan así:

La obligación de conservación no desaparece porque el registro de nuevas facturas pase a Verifactu. Son dos cosas distintas: el sistema de registro hacia adelante y el archivo histórico hacia atrás.

Campos obligatorios que debe tener cada factura

Antes de archivar, revisa que cada factura del historial incluye los campos que exige el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Si alguna está incompleta, anota la incidencia y consulta con tu gestoría qué margen de subsanación existe.

Los campos obligatorios son:

• Número y serie correlativa
• Fecha de expedición
• NIF del emisor y nombre o razón social
• NIF del destinatario y nombre o razón social (cuando sea empresario o profesional)
• Descripción de las obras o servicios prestados
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado (configurable; la responsabilidad es del profesional)
• Cuota de IVA resultante
• Importe total

En obras de reforma en vivienda habitual puede aplicar un tipo reducido. Si en su momento aplicaste un tipo y no recuerdas el criterio, no rehagas la factura por tu cuenta: coméntalo con tu gestoría para que te oriente sobre si existe alguna exposición.

Cómo organizar tu archivo paso a paso

Paso 1 — Localiza y centraliza todo el archivo

Busca facturas en papel, en correo electrónico, en herramientas de facturación anteriores y en carpetas del escritorio. El objetivo es tener un único punto de partida, no documentos dispersos en cinco sitios distintos.

Paso 2 — Escanea o exporta a PDF

Las facturas en papel deben digitalizarse. Una resolución de 150 ppp es suficiente para que sean legibles. Si tu escáner o aplicación de móvil permite guardar en PDF/A (formato de archivo a largo plazo), mejor.

Paso 3 — Nombra los archivos de forma homogénea

Un nombre de archivo como 2023-07-0042-NombreCliente.pdf te permite saber de un vistazo el año, el mes, el número de factura y el cliente sin abrir el documento. Esta convención se mantiene igual para emitidas y recibidas.

Paso 4 — Organiza por carpetas de ejercicio y tipo

/Facturas
  /2022
    /Emitidas
    /Recibidas
  /2023
    /Emitidas
    /Recibidas
  /2024
    /Emitidas
    /Recibidas

La estructura es simple y cualquier gestor o inspector puede navegar por ella sin instrucciones adicionales.

Paso 5 — Verifica los campos obligatorios

Abre una muestra de facturas por ejercicio y comprueba que tienen todos los campos del Reglamento de Facturación. Si encuentras huecos, anótalos en un documento aparte antes de entregarlos a tu gestoría.

Paso 6 — Genera un índice en hoja de cálculo

Un fichero con columnas de fecha, número, cliente o proveedor, base imponible, tipo y cuota de IVA e importe total permite cuadrar totales con las autoliquidaciones presentadas en su día. Tu gestoría puede cerrar el ejercicio o responder a un requerimiento en mucho menos tiempo si llega con ese trabajo ya hecho.

IVA en facturas antiguas: quién responde

El tipo de IVA que aplicaste en cada factura emitida es, y siempre ha sido, responsabilidad del profesional. El tipo es configurable en el momento de emitir la factura: en obras de construcción general suele aplicarse el 10 % en rehabilitación de vivienda habitual y el 21 % en obra nueva o en trabajos para empresas, pero los requisitos concretos dependen de la naturaleza de la obra y del destinatario.

Hacienda puede revisar esas autoliquidaciones dentro del plazo de prescripción de 4 años. Si sospechas que en algún ejercicio aplicaste un tipo incorrecto —por ejemplo, el 10 % cuando correspondía el 21 %, o viceversa—, lo más prudente es comentarlo con tu gestoría antes de que llegue una inspección. Una regularización voluntaria tiene consecuencias muy distintas a una regularización en el marco de una comprobación.

Llegar a tu gestoría con todo en orden

La gestoría no desaparece con Verifactu. Al contrario: su papel en la revisión del historial, la resolución de incidencias y la preparación ante posibles comprobaciones sigue siendo fundamental. Lo que sí puedes hacer tú es llegar con el trabajo previo hecho para que el tiempo de la gestoría se dedique a lo que añade valor, no a ordenar carpetas.

Antes de tu próxima cita, prepara:

1. El archivo organizado según la estructura descrita más arriba.
2. El índice en hoja de cálculo con los datos de cada factura.
3. Una lista de incidencias: facturas con campos incompletos, tipos de IVA que no recuerdas con certeza, facturas rectificativas que quizá no emitiste en su momento.
4. Las autoliquidaciones presentadas (modelos 303, 130 y 100) de los ejercicios en los que tengas dudas.

Con esa base, tu gestoría puede hacer en una hora lo que de otra forma podría llevarle un día.

Verifactu en octubre de 2028: qué cambia y qué no

Según la nota del Ministerio de Hacienda del 5 de octubre de 2026, Verifactu está previsto para octubre de 2028, sujeto a la publicación definitiva de la norma. Puedes consultar el detalle del calendario actualizado en /verifactu/aplazamiento-2028.

Qué cambia a partir de esa fecha:

• El software de facturación deberá generar registros con código TBAI o equivalente Verifactu y transmitirlos a la AEAT o permitir su verificación.
• Cada factura nueva llevará un código QR que el destinatario puede validar.
• Los sistemas de facturación tendrán que cumplir los requisitos técnicos que establezca la norma definitiva.

Qué no cambia:

• Las facturas emitidas antes de octubre de 2028 permanecen válidas en su formato original.
• Los plazos de conservación (4 años fiscales, 6 años mercantiles) se mantienen igual.
• El tipo de IVA sigue siendo configurable y responsabilidad del profesional.
• Tu gestoría sigue siendo la figura de referencia para cualquier duda fiscal.

Paralelamente, la factura electrónica entre empresas tiene su propio calendario: obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para empresas con facturación superior a 8 millones de euros, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, conforme a la Orden HAC/1028/2026. Si trabajas exclusivamente con particulares, este calendario no te afecta directamente, aunque sí conviene seguirlo si tus clientes son promotoras o empresas constructoras.

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